Theo quy định, các tổ chức báo cáo (TCBC) phải xây dựng và ban hành quy chế nội bộ về PCRT nhằm phát hiện và hạn chế các tổ chức, cá nhân thông qua TCBC để thực hiện các hành vi rửa tiền.

Căn cứ vào quy mô, phạm vi và đặc thù hoạt động của mình, TCBC quyết định việc bố trí cán bộ (hoặc là cán bộ lãnh đạo của tổ chức) hoặc thành lập bộ phận chuyên trách chịu trách nhiệm về PCRT. Cán bộ hoặc bộ phận này có các chức năng, nhiệm vụ chính là: Tiếp nhận và thẩm tra thông tin về giao dịch đáng ngờ do nhân viên, phòng ban, bộ phận có liên quan báo cáo; lập, (ký) và chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo giao dịch đáng ngờ; lập, (ký) các báo cáo về hoạt động PCRT của tổ chức theo yêu cầu của pháp luật và của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; xây dựng, triển khai các chương trình, chính sách, chiến lược PCRT áp dụng trong tổ chức; thường xuyên rà soát, đánh giá và điều chỉnh quy chế nội bộ về PCRT nhằm bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật, các thay đổi và phát triển trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
 

Ngoài các dấu hiệu giao dịch đáng ngờ được quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định số 74/2005/NĐ-CP, Thông tư số 12/2011 bổ sung thêm các dấu hiệu giao dịch đáng ngờ trong lĩnh vực BĐS bao gồm:

a) Không thể xác định được khách hàng theo thông tin khách hàng cung cấp hoặc một giao dịch liên quan đến một bên không xác định được danh tính;

b) Doanh số giao dịch trên tài khoản không phù hợp với tình trạng tài chính hoặc với thông tin và hoạt động kinh doanh thông thường của khách hàng hoặc có sự thay đổi đột biến trong doanh số giao dịch trên tài khoản của khách hàng;

c) Giao dịch được tiến hành bởi một khách hàng có liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp đã đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng mà TCBC biết hoặc có trong danh sách cảnh báo do Bộ Công an và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cung cấp;

d) Hồ sơ giao dịch hoặc hồ sơ về BĐS có dấu hiệu giả mạo (ví dụ: Con dấu giả, chữ ký giả, giấy chứng minh nhân dân giả, hộ chiếu giả, địa chỉ BĐS không đúng thực tế...);

e) Các giao dịch BĐS là giao dịch ủy quyền nhưng không có cơ sở pháp lý;

f) Địa chỉ của các bên tham gia giao dịch không chính xác (ví dụ như: Ghi địa chỉ tại quận B, tỉnh A nhưng trên thực tế tỉnh A không có quận B...) và có thay đổi địa chỉ so với những lần giao dịch trước. Thông tin về cùng một khách hàng được khai báo khác nhau trong các lần giao dịch khác nhau;

g) Khách hàng tỏ ra không quan tâm đến giá cả BĐS, phí giao dịch phải trả;

h) Khách hàng giao dịch không có ủy quyền nhưng không cung cấp được các thông tin liên quan tới BĐS, không muốn cung cấp bổ sung thông tin về nhân thân;

i) Giá cả thỏa thuận giữa các bên giao dịch không phù hợp giá cả thị trường.

TCBC có thể tự bổ sung thêm các dấu hiệu đáng ngờ khác trong giao dịch BĐS.

TCBC phải thường xuyên rà soát thông tin về khách hàng, đặc biệt là các khách hàng đã có nghi vấn tiến hành các hoạt động rửa tiền hoặc khách hàng có tên trong danh sách cảnh báo của Bộ Công an và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. TCBC cần kiểm tra kỹ hồ sơ, tài liệu liên quan đến giao dịch BĐS có dấu hiệu đáng ngờ và có giá trị lớn (nguồn gốc tạo lập BĐS, số lần thay đổi chủ sở hữu, tình trạng hồ sơ pháp lý...).

Khi phát hiện các giao dịch đáng ngờ, TCBC phải báo cáo bằng văn bản cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. (Đối với giao dịch đáng ngờ, việc báo cáo trong vòng 48 giờ kể từ thời điểm phát hiện dấu hiệu đáng ngờ. Trường hợp phát hiện giao dịch có liên quan tới hoạt động tội phạm, TCBC phải báo cáo cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện).

TCBC có quyền áp dụng biện pháp tạm thời là không thực hiện giao dịch BĐS và báo cáo cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với các trường hợp: Các giao dịch có liên quan đến tổ chức (kể cả các tổ chức có chức năng kinh doanh BĐS), cá nhân thuộc danh sách cảnh báo liên quan đến hoạt động tội phạm do Bộ Công an cung cấp nhằm phòng ngừa và đấu tranh phòng chống rửa tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Nghị định số 74/2005/NĐ-CP; khi có lý do để tin rằng giao dịch được yêu cầu thực hiện có liên quan tới hoạt động phạm tội; các giao dịch có liên quan đến hoạt động rửa tiền theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Đáng chú ý, TCBC không phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với những thiệt hại phát sinh từ việc không thực hiện giao dịch theo quy định của pháp luật. Các biện pháp tạm thời khác được thực hiện theo quy định của pháp luật.